Como ser mais produtiva no trabalho e por que você precisa aprimorar essa qualidade.
Existe um velho ditado: “tempo é dinheiro”. Ainda assim há vários exemplos de como desperdiçá-lo durante o trabalho. Muitas pessoas ficam vendo a tela do celular enquanto a vida flui, investem tempo em resolver coisas que não são necessárias e se distraem em conversas com os colegas, enquanto outras se empenham em fazer de tudo para agradar a todos e há também aquelas que ficam esperando que os problemas se resolvam sozinhos. São atitudes contraproducentes e muitos profissionais não compreendem o quanto precisam mudar suas atitudes e saber como ser produtiva no trabalho, porque o mercado requer que todos venham executar suas tarefas com dedicação e responsabilidade.
Para Karen Rodríguez, de 32 anos, especialista em gestão de talentos e recursos humanos, não saber gerenciar o tempo e as informações recebidas é um dos principais fatores que prejudicam a produtividade no trabalho. “ O nosso tempo é restrito e, com toda a questão da digitalização, principalmente no período difícil que vivenciamos há tão pouco tempo atrás, temos informação o tempo inteiro, o que causa muitas distrações: você entra no e-mail do trabalho, recebe as notificações de WhatsApp e não consegue administrar seu tempo e as informações à volta. Obviamente você tem a sensação de que não está sendo produtiva como deveria”, analisa.
Ser produtiva não é trabalhar por muitas horas, mas gerenciar bem os prazos e dedicar tempo para todas as áreas da vida.
Mais um detalhe é que muitas não sabem que ser produtiva quer dizer produzir mais, em menos tempo e com menos recursos. “É necessário compreender o que é ser produtiva. Muitas vezes as pessoas acreditam que estão sendo produtivas por estarem trabalhando muitas horas, enquanto ser produtiva é conseguir preencher todas as extensões da vida com qualidade e sem embaraços. Você consegue ter tempo para comer, para sua família, para dormir e também desempenhar suas atividades sem que uma coisa atrapalhe a outra? De forma geral as pessoas precisam se questionar e compreender isso”, diz.
Ela afirma que é fundamental ordenar como serão feitas as funções e tarefas do dia a dia. “Isto gera também menos ansiedade nas pessoas. É preciso ter um objetivo muito bem definido, fazer um planejamento para alcançá-lo e que todas as pessoas ao redor consigam compreender isso. Há vários instrumentos para isso. O primeiro deles é a autogestão: as pessoas necessitam ser quem verdadeiramente são, e responsáveis por suas atitudes para que tanto elas como também as equipes sejam produtivas, além de terem capacidade de execução , que está diretamente ligada às prioridades”
Para aperfeiçoar os seus próprios resultados e ser produtiva no trabalho a pessoa deve ter propósitos claros e se planejar.
Karen diz que a agilidade é outro componente para ser mais produtiva e realizar com eficiência o que foi determinado. “Tarefas complexas necessitam muito mais da sua concentração para que sejam realizadas, mas, se você não tem preferências, não conseguirá fazer nada. Existem ferramentas para elegê-las. Uma delas o Microsoft Planner para criação de planos, atribuir e falar sobre atividades. Para gerenciamento do tempo, o MÉTODO POMODORO é o mais popular. Você estabelece o que será realizado por 25 minutos, trabalha concentrada nesse período e faz uma pausa por 5 minutos. Logo depois, levanta, caminha um pouco, toma água, etc.”, explica.
Ela ainda destaca a função do gestor nesse sistema: “ele também precisa conservar sua equipe preparada, gerar confiança e criar uma cultura em que as pessoas possam crescer diariamente para que o trabalho venha sempre melhorar.
O gestor precisa manter esse trabalho em equipe e ajudar para que todos sejam mais produtivos. Eu sempre falo que a habilidade vence jogos, mas somente o trabalho em equipe, bem instruído, vence campeonatos”, afirma.
Contudo Rosangela avalia que nada disso vai adiantar se caso não houver disciplina envolvimento para cumprir as atividades sem procrastinar. “Os costumes são muito poderosos. Se você decide emagrecer porque deseja ter mais vitalidade e para sentir-se mais disposta, precisa firmar esse acordo com o mundo e se concentrar nessas prioridades. Da mesma forma serve para o trabalho. Entenda o que o gestor e quem está ao seu redor esperam de você. Descubra o que você precisa fazer, em quanto tempo e tenha concentração. Não há problema algum em perguntar, se for necessário esclarecer alguma questão”, conclui.
A agilidade é alcançada através da definição da ordem das tarefas e do uso das ferramentas. Dicas para ser mais produtiva no trabalho:
Planeje a sua rotina. Se organize para saber antecipadamente qual vai ser seu planejamento para o dia seguinte, para a semana e para o mês. Logo, você vai ter espaço para realizar atividades específicas e até tempo para a família, atividades físicas e outras tarefas além do trabalho.
Diminua as distrações. É bem fácil distrair-se com conversas no horário de trabalho ou com e-mails e mensagens que chegam a todo momento no celular. Planeje a sua rotina em blocos de tempo, cheque seus e-mails de preferência pela manhã e silencie as notificações com menos importância para se concentrar no que realmente interessa.
Utilize a tecnologia a seu favor. Há muitas plataformas digitais que ajudam a monitorar prazos, organizam informações em forma de notas, auxiliam na comunicação e aprimoram a produtividade, tais como: Microsoft Planner, Toggl, Evernote, Trello, Mailchimp, etc. Veja a que mais se adapta a atividade que você desenvolve.
Tenha disciplina. Faça compromisso consigo mesma para determinar o tempo necessário para desenvolver determinada atividade, inclusive estabelecer uma gratificação ao concluí-la, mas o que vai contar mesmo é obedecer às normas determinadas para não entregar nada após o prazo.
Mantenha a concentração. De nada vai adiantar querer fazer tudo ao mesmo tempo e acreditar que por conta disso vai ser mais produtiva. Quantidade não é qualidade, por isso escolha suas prioridades de acordo com a emergência da data de entrega, se concentre para realizá-las dentro do prazo determinado e vai ter tempo para outras tarefas.
Faça pausas consecutivas no trabalho. Sem dúvida vai ser preciso tirar um tempo mesmo dentro da rotina de trabalho para descansar sua mente e organizar novas ideias e informações inovadoras. Escolha um tempo determinado para tomar um cafezinho e dialogar um pouco com um colega, recarregar as baterias e voltar ao trabalho com mais disposição.
Tenha constância e resiliência em todo o processo na busca por se tornar ser mais produtiva no trabalho!
Fonte: Universal.org
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